و اما بودجه، ابزاری برای ایجاد انگیزه

هوالعلیم

 

نویسنده: محمدرضا آقازاده (گردآوری و تلخیص)

مخاطب: مدیران کسب و کار، مدیران مالی، مدیران طرح و برنامه و کارشناسان بودجه

موضوع اصلی: بودجه ریزی

مدت زمان برای مطالعه: 15 دقیقه

 

وقتی از سازمان صحبت می کنیم، ناخودآگاه مفهوم کنترل در ذهن متبادر می شود. فرقی نمی کند شما یک پژوهشگر قدیمی سازمان و مدیریت باشید یا یک دانشجوی ترم دوم در دانشگاه! یکی از ابزارهای کنترل سازمانی، بودجه ریزی است.

بودجه بندی روشی برای بیان اهداف سازمان و کسب و کار (به مدیران) برای ایجاد هماهنگی و کنترل بخش های مختلف سازمان است، به گونه ای که نتایج مورد نظر به دست آمده و سازمان به اهداف خود برسد.

متاسفانه و معمولا به ماهیت کنترلی بودجه توجه می شود اما بیایید یکبار برای همیشه این واقعیت را بپذیریم که بودجه نه تنها باید به عنوان ابزاری برای کنترل (هزینه ها) مورد استفاده قرار گیرد، بلکه باید جنبه های رفتاری آن نیز مورد توجه بوده تا در عمل کارکنان انگیزه کافی برای رسیدن به اهداف بودجه را بدست بیاورند. این امر زمانی تحقق می یابد که کارکنان خود را بخشی از بودجه احساس کنند.

اگر سازمان بخواهد وظایف اصلی مدیریت را به درستی اجرا کند، استفاده از بودجه حیاتی است. هرگاه از بودجه به طور مناسب در برنامه ریزی استفاده شود، برقراری ارتباط بین واحدهای مختلف سازمان مهیا شده و به عنوان یک ابزار انگیزشی عمل خواهد کرد.

 

بودجه و ایجاد انگیزه، مساله این است!

مدیران بودجه باید راهکارها و استراتژی هایی را بکارگیرند که مشارکت و همکاری کارکنان را بهبود ببخشد. بنابراین سطح همکاری و میزان مشارکت بستگی به رویکرد مدیریت نسبت به بودجه بندی دارد.

دو نوع رویکرد رفتاری نسبت به بودجه بندی وجود دارد:

  • رویکرد تمرکز قدرت
  • رویکرد مشارکتی

در رویکرد تمرکز قدرت که مبتنی بر یک ساختار سلسله مراتبی است، به منظور اطمینان از اجرای الزامات، لایه های مختلف نظارت ایجاد می شود. در این رویکرد بودجه بر مبنای از بالا به پایین طراحی می شود. بدین معنا که اهداف بودجه و استانداردها به وسیله مدیران ارشد به کارکنان تحمیل می شود. رویکرد تمرکز قدرت با بسیاری از مدل های سنتی مدیریت و کنترل سازمان، سازگار است.

در این رویکرد (مدل های سنتی تمرکز قدرت)، کارکنان نمی توانند بر ابتکارها و خودانگیزش ها تکیه کنند. نتایج بودجه تنها در صورت تبعیت سختگیرانه از کنترل های بودجه ای به دست می آید و به احتمال زیاد کارکنان تنبل و بی فایده بوده و نیاز به نظارت مداوم دارند.

روش دیگر در مدیریت پذیرش یک رویکرد مشارکتی است در این رویکرد، مدیریت در می یابد که منابع انسانی حتی در لایه های سرپرستی و عملیاتی، مهمترین نقش را در فرآیند بودجه ایفا می کنند. در این رویکرد کارکنان به اطلاعاتی در ارتباط با عملیات حوزه مسئولیتشان دسترسی دارند که الزاما و معمولا در اختیار مافوق شان نیست.

با مشارکت دادن منابع انسانی در تنظیم بودجه، سرپرستان و مدیران فرصت استفاده از آن اطلاعات را در بودجه و بالابردن دقت و صحت بودجه خواهند داشت، به عبارت دیگر آنها فرصت می یابند تا در ساحت یک مدیر ارزش آفرینی کنند. این رویکرد به عنوان رویکرد پایین به بالا شناخته می شود.

رویکرد پایین به بالا تعهد و انگیزه کارکنان را نسبت به اهداف افزایش می دهد. وقتی از کارکنان خواسته می شود تا در تهیه بودجه مشارکت داشته باشند، گویی اهداف سازمان، از منظر کارکنان اهمیت می یابد.

دستیابی به اهداف سازمان به طور قابل ملاحظه ای به میزان انگیزه کارکنان بستگی دارد. آگاهی از انگیزه ها به درک رفتارها و عملکرد خاص افراد، کمک می کند.

انگیزه به عواملی مربوط می شود که بر فعالیت یک فرد به روشی هدفگرا تآثیر می گذارد با بیان این سوال که چگونه رفتار شروع، تحریک، حفظ، هدایت و سپس متوقف می شود. در واقع انگیزه پرده از علت رفتارهای فردی و جمعی بر می دارد.

رویکرد تمرکز قدرت و رویکرد مشارکتی به دو نوع فرآیند تنظیم بودجه ختم می شود. یکی استفاده از فرآیند بالا به پایین و دیگری استفاده از فرآیند پایین به بالا. اما به یک نکته نیز باید توجه کرد. که هیچ کدام از این دو رویکرد کلان بودجه ریزی، بی عیب نیستند. بنابراین فرآیند واقعی به فرهنگ کشورها، فرهنگ سازمانی، تکنیک های مدیریتی و البته محدودیت های مورد استفاده بستگی دارد.

 

ملاحظات فایده مندی:

به نظر این مطلب بیش از هر سازمانی برای سازمان های بالغ (و پس از آن در دوره عمر) مناسب است اما به دلیل نگاه مفهومی می تواند برای سازمان ها و کسب و کارهای در دوره رشد نیز مفید باشد و اگر بخواهیم صادق باشیم،  کسب و کارهای در مرحله طفولیت، استارتاپ ها و … به دلیل عدم ثبات مدل کسب و کار و همینطور فقدان شناخت از محیط، حدکمتری از پیشبینی پذیری را دارا بوده و کمتر امکان برنامه ریزی و کنترل و حتی ایجاد انگیزش از طریق بودجه برای ایشان فراهم است.

 

  • چنانچه در سازمان خود با چالش بودجه ریزی مواجه هستید (خصوصا به عنوان کسب و کار کوچک یا یک استارتاپ در حال رشد)، تینوا با خدمت مشاوره سازمانی در کنار شما است!
  • اما اگر هنوز نسبت به عارضه های سازمان خود اشراف ندارید، خدمت عارضه یابی سریع و رایگان (FQD)، پیشنهاد خوبی برای شما خواهد بود.

 

منابع:

  • Budgeting (2002), Banks, alan, Giliberti, John, McGraw-Hill, 2nd
  • تجربه نگارنده
توسط |۱۳۹۷/۱۲/۱ ۱۹:۴۰:۴۹اسفند ۱ام, ۱۳۹۷|بودجه ریزی, دست نوشته ها|0 نظر

درباره نویسنده:

محمدرضا دانش آموخته کارشناسی ارشد مهندسی صنایع- مدیریت سیستم و بهره‌وری از دانشگاه صنعتی امیرکبیر است. محمدرضا در حال حاضر به عنوان بنیانگذار، رئیس هیأت مدیره و مدیرعامل در استارتاپ مشاوره کسب و کار تینوا فعالیت می نماید. محمدرضا تا کنون به عنوان کارشناس ارشد، مدیر، مجری، مشاور و مدرس در حوزه‌های مدیریت استراتژیک، ساختارسازمانی، بازاریابی، عارضه‌یابی و مدیریت فرآیند با بیش از 40 سازمان و دانشگاه همکاری داشته است. محمدرضا از سال 1390 به عنوان دستیار آموزشی- پژوهشی در دانشکده مهندسی صنایع دانشگاه امیرکبیر نیز فعالیت می‌نماید.

نظر دهید